•Datei-Import - Dateinamen als Bemerkung übernehmen: Wenn Sie manuell Dateien aus dem Dateisystem (z.B. Windows-Explorer) in die Aktengeschichte importieren, übernimmt advoware den Dateinamen per Voreinstellung in die Spalte "Art des Vorgangs". Für E-Mails, die Sie per "Drag & Drop" in advoware übernehmen, wird der E-Mail-Betreff als "Art des Vorgangs" übernommen. Sehr langem Betreff (mit mehr als 200 Zeichen) werden dabei abgeschnitten. Setzen Sie die Häkchen, wenn das Programm die Dateinamen und Betreffs in die Spalte "Bemerkung" übernehmen soll. Der "Art des Vorgangs" muss dann manuell eingegeben werden.
•PDF-Zusammenfassung - Vorbelegung Bemerkung: ermöglicht die Vorbelegung der Bemerkung für zusammengefasste PDF (Übernahme der einzelnen Einträge unter "Art des Vorgangs" oder "Bemerkungen" als semikolongetrennte Liste oder keine Vorbelegung)
•Kenntnisnahmezettel - Vorbelegung Anlagenverzeichnis: advoware bietet die Möglichkeit zur automatischen Übernahme der zur Kenntnisnahme versendeten Dokumente als "Anlagenverzeichnis" in den Kenntnisnahmezettel. Hierzu finden Sie in Word im Register "Anschreiben" einen neuen Platzhalter für die markierten Anlagen:
Diesen Platzhalter können Sie in die Vorlage für den Kenntnisnahmezettel einfügen (Grundeinstellung "Schriftverkehr" - "Kenntnisnahmezettel" - "Optionen" - Rechtsklick auf die gewünschte Datei - "Vorlage öffnen").
Übernommen werden das Datum der letzten Änderung (falls keine Änderung erfolgte: das Erstellungsdatum) und wahlweise die "Arten des Vorgangs" aus der Aktengeschichte oder die Bemerkungen aus der Aktengeschichte oder die Dateinamen (ohne Pfad). Maßgeblich für die Bezeichnung der Anlagen ist hierbei die Grundeinstellung "Akten" - "Aktengeschichte", Spalte "Kenntnisnahmezettel":
Beispiel bei Vorauswahl "Art des Vorgangs übernehmen":
Anlagen
Schreiben an Mandant (Karl Kasten) vom
20.02.2020
Schreiben an Rechtschutzversicherung (Allianz Versicherung) vom 21.03.2020
Für das Beispiel müssten als "Art des Vorgangs" folgende Einträge vorhanden sein:
Schreiben an Mandant
Schreiben an Rechtschutzversicherung
In der Vorlage für den Kenntnisnahmezettel könnte z.B. stehen:
"In der Anlage übersenden wir Ihnen" (so kurz gefasst brauchen Sie keinen Stoppcode für die Unterscheidung "ein Dokument"/"mehrere Dokumente").
Beispiel bei Vorauswahl "Dateinamen":
Anlagen
KarlKasten_123.PDF vom 20.02.2020
Allianz_45.PDF vom 21.03.2020
Die Reihenfolge der angezeigten Zeilen in der Aktengeschichte kann über die Tastatur (Alt + Pfeiltaste) geändert werden. Somit können Sie über die Funktion "PDF-Dokumente zusammenfassen" ein PDF erzeugen, das alle Dokumente in der gewünschten Reihenfolge enthält.
•"Art des Vorgangs" darf nicht editiert werden: Nach der Aktivierung kann unter "Art des Vorgangs" im Dialog zur Aktengeschichte nur noch ein Eintrag aus der Vorbelegung ausgewählt werden (das Eingabefeld ist nicht frei editierbar).