Ein Rechtsanwalt ist verpflichtet, eine Rechnung mit den Pflichtinhalten gemäß § 14 Abs. 4 UStG zu erteilen, wenn er eine Beratung oder sonstige anwaltliche Dienstleistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt. Das gesetzliche Gebot zur Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern bezieht sich also nur auf Honorarrechnungen, die an Unternehmer adressiert werden. Dabei ist die fortlaufende Nummerierung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Mandanten. Bei Beratungen gegenüber Nicht-Unternehmern oder bei Beratungen gegenüber Unternehmern, die nicht deren Unternehmen betreffen, besteht keine umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Erteilung einer Rechnung. Die Rechnung ist aber zivilrechtliche Voraussetzung dafür, dass das Honorar gefordert und eingeklagt werden kann (§ 18 Abs. 1 Satz 1 BRAO).
Wir empfehlen, sämtliche Honorarrechnungen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen, auch wenn der Mandant nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist (auch wegen der Transparenz bei einer Betriebsprüfung). advoware bietet ein lückenloses Rechnungssystem an, so dass EDV-technisch die Rechnungsnummern fortlaufend sind. Gelöschte Rechnungen werden als "gelöscht gekennzeichnet, die Rechnungsnummer bleibt erhalten.
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
•den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechtsanwaltes bzw. der Rechtsanwalts-Gesellschaft (BGB-Gesellschaft, Partnerschaftsgesellschaft, GmbH, AG)
•den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
•die Steuernummer ODER die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
•das Ausstellungsdatum der Rechnung
•eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
•die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
•den Zeitpunkt der sonstigen Leistung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
•den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, wenn dieses in der Rechnung angerechnet wird
•den anzuwendenden Steuersatz, die Bemessungsgrundlage und den Steuerbetrag
•einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn eine solche besteht.
Nur dann, wenn die Rechnung des Rechtsanwalts die aufgelisteten Pflichtangaben enthält, ist der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt. advoware gewährleistet dies automatisch:
Der Name und die Anschrift der eigenen Kanzlei und des Rechnungsempfängers sowie das Ausstellungsdatum sind in der Regel in allen briefkopfbasierten Anschreiben und Musterrechnungen enthalten.
advoware vergibt fortlaufende Rechnungsnummern und weist diese im Dokument automatisch aus, sofern nicht die Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Rechnungsnummer" - "Ausgabeformat - "Rechnungsnummer ausblenden" aktiviert wurde.
Unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Bestandteile der Rechnung" können Sie auswählen, welche Informationen Ihre Rechnung enthalten soll. Aktivieren Sie hier die Punkte "Steuernummer", "Leistungszeitraum" und "Hinweis auf Vorsteuerabzugsberechtigung". Bei Beratungsleistungen eines Rechtsanwaltes gibt es in der Regel keinen einzelnen Zeitpunkt, sondern einen Zeitraum. Wenn der Gesetzgeber auf einen Zeitpunkt abstellt, meint er denjenigen, zu dem die sonstige Leistung vollständig ausgeführt war (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG). Aus diesem Grund erscheint in advoware als Vorschlag für den Leistungszeitraum unterhalb der Rechnungsnummer automatisch zu jeder Rechnung der angerechnete Zeitraum in der Form "Anlagedatum der Akte" bis "Tag der Rechnungserstellung".
Umfang und Art der Leistung, Umsatzsteuersatz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag gehen aus den einzelnen Positionen der Rechnung und aus ggf. beigefügten Anhängen (z.B. aus dem Zeithonorarmodul) hervor.
Betriebsprüfer könnten in Ihrer Kanzlei prüfen, ob das Gebot der fortlaufenden Nummern eingehalten ist. Ist dies nicht der Fall, wird den Rechnungsempfängern ggf. der Vorsteuerabzug versagt. Darüber hinaus drohen Hinzuschätzungen bei den Betriebseinnahmen (§ 162 AO), da der Betriebsprüfer vermuten könnte, dass nicht alle Honorareinnahmen in der Buchhaltung erfasst wurden. advoware lässt daher keine Lücken im Rechnungsnummernregister zu, sofern die o.g. Punkte beachtet werden.
Die Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG). Wir empfehlen, zusätzliche Durchschläge der Rechnungen mit fortlaufenden Nummern in einem gesonderten Ordner aufzubewahren. Sie können auch im Modul "bisherige Rechnungen" im Modus "alle Akten" sämtliche Rechnungen für den ausgewählten Zeitraum markieren und über das Druckersymbol "en bloc" ausdrucken.