Über das Kontextmenü aus dem Honorarkonto der Mandantenbuchhaltung (Strg + "M") können Sie Rechnungen nacherfassen und optional in die OP-Liste stellen. Sie können manuell eine Rechnungsnummer vergeben. Einschränkung: Die Rechnungsnummer darf nicht vorhanden und auch nicht größer als die bisher höchste Rechnungsnummer "plus eins" sein. Dies wird automatisch überprüft. Diese Option dient beispielsweise zur Erfassung von Rechnungen, die vor der Installation von advoware erstellt wurden, also z.B. nach einer Datenübernahme.
Bei der manuellen Vergabe der Rechnungsnummer könnte das Problem auftreten, dass die aktuell höchste Rechnungsnummer kleiner ist als die Nummer, die Sie nacherfassen möchten. Dies ist meist dann der Fall, wenn die Rechnungsnummer ohne Jahresangabe gespeichert wurde.
Beispiel: Sie haben im Jahr 2020 erst 10 Rechnungen geschrieben. Die Rechnungsnummer beinhaltet nicht die Jahresangabe. Die höchste Rechnungsnummer ist daher die "10". Jetzt möchten Sie nach einer Datenübernahme die Rechnung "20" aus dem Vorjahr nacherfassen.
So gehen Sie vor:
•Ändern Sie über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Rechnungsnummer" - "Rechnungsnummer erhöhen" den Eintrag für die "nächste Rechnungsnummer" den aktuellen Wert (im Beispiel wäre das die "11") auf eine Zahl mit vorangehender Jahreszahl, z.B. 20200011 oder 202000011.
•Nachdem Sie die nächste Rechnung gespeichert haben, können Sie jetzt Rechnungen aus dem Jahr 2019 nacherfassen (im Beispiel "201900020").
•Der Betrag, den Sie in der nacherfassten Rechnung eingeben, muss positiv sein. Sollten Sie einen negativen Betrag eingeben, wird dieser in der MBH als Rechnungsberichtigung angezeigt.